Que tal conhecer um pouco mais sobre a contabilidade para não contadores? Esse tipo de serviço é uma exigência para todo negócio que deseja crescer de forma saudável e duradoura. O grande problema é que muitos empresários entendem pouquíssimo dessa ciência.

Ainda que seja perfeitamente compreensível, tendo em vista que estamos tratando de uma área complexa e que demanda anos de formação, existem alguns pontos que você, enquanto gestor de um negócio, não pode deixar de conhecer. Pensando nisso, resolvemos escrever este guia completo sobre a contabilidade para não contadores. Acompanhe!

Por que é importante conhecer a base da contabilidade?

Inicialmente, é importante entender o porquê da necessidade de estudar sobre a contabilidade. Afinal, esse é um campo do conhecimento muito vasto e de difícil domínio. Contudo, vale a pena ressaltar que o foco não é fazer do empresário um especialista na ciência contábil.

As pessoas passam, no mínimo, 4 anos dentro de uma universidade para chegar até esse ponto. O que você deve aprender são os fundamentos dessa área de atuação. Para entender a importância disso, é fundamental pensar em dois aspectos.

Primeiro, é impossível entender um relatório contábil se você sequer conhece o seu nome. Eles são elaborados para que uma pessoa com o mínimo de conhecimento sobre a contabilidade possa interpretá-los.

Em segundo lugar, você deve aprender a contabilidade para não contadores para acompanhar o trabalho do profissional contratado pela sua empresa. Não estamos afirmando que você será o fiscal dele, mas, sim, alguém que estará por perto, entendendo todas as suas atribuições.

No primeiro contato, a contabilidade pode parecer algo muito complexo. Porém, ao aprender um pouco mais sobre os seus conceitos, você perceberá que ela não é tão inabordável assim. Continue lendo e veja como é possível aprender.

O que é a contabilidade?

Algumas pessoas podem achar essa pergunta estranha, mas você sabe o que é a contabilidade? Seria capaz de definir o que essa ciência faz? Ela é o estudo das variáveis patrimoniais e dos direitos e deveres de qualquer empresa.

Em outras palavras, ela estuda o patrimônio das companhias e os fatores que geram variações nele. Assim, a contabilidade é responsável por todas as movimentações de recursos que ocorrem em um negócio.

Esses movimentos diários são registrados por meio de um processo chamado escrituração contábil. Em seguida, são elaborados demonstrativos e relatórios para apresentar a posição financeira e patrimonial de uma empresa em determinado período.

Em seguida, os dados registrados são utilizados para a tomada de decisões por parte do empresário. Além disso, com esses mesmos dados, a contabilidade adota todas as medidas necessárias para colocar a empresa em dia com suas obrigações fiscais e trabalhistas. Entre elas, temos a apuração de tributos, emissão de guias, envio de obrigações acessórias e cálculo da folha de pagamento.

Durante muitos anos, a contabilidade foi vista apenas como um mal necessário. O contador ficava restrito às tarefas de guardador de livros e agente de apuração de tributos.

Com o tempo, porém, isso vem mudando muito e, atualmente, esse profissional passou a desempenhar uma atividade estratégica nas empresas. Além disso, o surgimento da contabilidade online aumentou a participação dele no meio empresarial.

Quais são os conceitos que você deve conhecer?

Entendidos a importância de aprender e o conceito da contabilidade para não contadores, mostraremos os principais conceitos que você deve desenvolver. Continue lendo!

Patrimônio

Resumidamente, o patrimônio é o conjunto de bens, deveres e direitos que uma empresa possui. Existe um erro muito grande na definição desse elemento por parte do empresário. Isso, porque o senso comum imagina que ele englobe apenas os itens físicos que estão de posse do negócio, tais como carros, equipamentos e terrenos.

Contudo, na contabilidade, o conceito é realmente muito amplo, incluindo até mesmo as suas dívidas. Em outras palavras, o patrimônio abrange tudo o que está dentro da empresa, tanto o que ela tem quanto o que ela deve. Nesse sentido, ele é subdividido em 3 grandes grupos: bens, direitos e obrigações.

No primeiro caso, estamos nos referindo à parte positiva do patrimônio. Os bens são, efetivamente, aquilo que se tem. Por exemplo, saldo bancário e em caixa, veículos, ferramentas, acessórios, equipamentos, mobília, estoque e espaço físico.

Os direitos são o patrimônio da empresa que é intangível. Por exemplo, uma marca registrada, a previsão de recebimento de clientes e outros direitos que a empresa, eventualmente, possa ter. Todos esses elementos compõem um grande grupo que nós chamamos de Ativo. Fique com esse nome em mente, que discorreremos mais sobre ele no próximo tópico.

Finalmente, temos as obrigações. Como o próprio nome sugere, estamos tratando das dívidas ou compromissos financeiros que a empresa tem com terceiros, sejam eles fornecedores, bancos credores, funcionários, tributos e, até mesmo, os seus sócios.

Afinal, quando alguém abre uma empresa, coloca dinheiro nela, certo? Esse valor fica alocado em uma conta contábil chamada de Capital Social, que faz parte das obrigações da empresa. Logo, é como se ela estivesse “devendo” esse montante para o seu próprio sócio.

Anualmente, o lucro é distribuído entre os donos, para que possam ter o retorno sobre o investimento. Todas as obrigações da empresa ficam em um segundo grande grupo, chamado de Passivo, que também abordaremos com detalhes no próximo tópico.

Ativo e Passivo

Ativo e Passivo são dois elementos que compõem o Balanço Patrimonial, sobre o qual discorreremos em seguida. No primeiro grupo, temos a reunião de todos os bens e direitos da empresa. Já no Passivo, são registradas todas as obrigações.

Eles ainda têm ramificações que você precisa conhecer. Elas são chamadas de circulante e não circulante. No primeiro caso, temos bens, direitos ou obrigações que são que demandam atenção no curto prazo. No segundo, ficam os que podem ser concretizados no longo prazo.

Por exemplo, a conta Caixa é registrada no Ativo Circulante. Afinal, ela pode ser movimentada quase que instantaneamente. Já um veículo é considerado um Ativo Não Circulante, por não ser possível vender o mesmo e transformá-lo em dinheiro de uma hora para outra.

A diferenciação entre circulante e não circulante está relacionada ao tempo de liquidez de uma conta contábil. Vamos analisar um exemplo do passivo. Uma conta a pagar de um determinado fornecedor pode ser considerada como um Passivo Circulante. Afinal, ela precisa ser quitada nos próximos dias. Assim, é considerada de alta liquidez. Por outro lado, um financiamento que será pago em 10 anos é um Passivo Não Circulante.

Outro exemplo é o Capital Social, ou seja, o dinheiro que os sócios colocaram na empresa. Ele também é considerado um Passivo Não Circulante, pois pode demorar anos para que o valor seja devolvido ao empresário.

Balanço Patrimonial

Todas as contas de Ativo e Passivo, bem como suas divisões, são inseridas dentro de um documento de extrema importância na contabilidade. O Balanço Patrimonial tem como objetivo demonstrar a posição da empresa em determinado momento. Por isso, todo o patrimônio do negócio é levado em consideração nesse momento.

Para executar essa tarefa, o contador faz o levantamento de todos os bens, direitos e obrigações com seus respectivos saldos no momento do fechamento. Dessa forma, é possível determinar o cenário financeiro e contábil da empresa. O Balanço Patrimonial é exemplificado como uma fotografia do negócio.

A maior parte das empresas emite o seu Balanço Patrimonial anualmente. Contudo, não se espante se você descobrir que existem negócios que geram o documento semestralmente, trimestralmente ou, até mesmo, mensalmente.

Isso ocorre pois existem empresas que têm essa necessidade para demonstrar ao mercado sua capacidade financeira. Quando essa tarefa é feita em prazos menores, ela serve para captar investimentos em bolsas de valores ou com investidores particulares.

Balancete analítico

Outro conceito que também é interessante de conhecer é o de balancete analítico. Basicamente, trata-se de um documento anterior ao Balanço Patrimonial. Ele serve para demonstrar períodos menores dentro da empresa — mensal e até semanal.

Diferentemente do demonstrativo anterior, o empresário não tem obrigação de emitir o balancete analítico, pois trata-se de um documento de gerenciamento para o contador e empresário.

Além disso, nele também não é demonstrado o fechamento com a apuração de lucro, algo que ocorre com o Balanço Patrimonial. Também é importante destacar que, nesse demonstrativo, são informadas as entradas e saídas de cada conta. Ou seja, a provisão e o pagamento.

Provisão e pagamento

Existem outros dois conceitos de contabilidade que você precisa conhecer. A provisão é a tarefa de registrar uma conta que será paga, uma receita que será gerada, contrato assinado, ordem de serviço etc.

Basicamente, é como se ela fosse uma expectativa de que algo acontecerá na empresa, seja esse fato relacionado a um recebimento ou ao pagamento de um débito. O outro termo, portanto, está vinculado à efetivação dessa expectativa.

Por exemplo, imagine que você tenha executado um serviço para recebimento em 30 dias. Nesse caso, a contabilidade registra o faturamento com a nota fiscal emitida. Contudo, o pagamento ainda não teria acontecido. Quando chegar o dia do vencimento, o contador fará um novo lançamento, com o objetivo de zerar a provisão e finalizar a operação com o lançamento de pagamento por parte do cliente.

Esse tipo de procedimento é feito para respeitar um dos princípios contábeis mais importantes, que é o da competência. Ele pressupõe que todos os acontecimentos devem ser registrados, independentemente de terem gerado movimentações financeiras. Ou seja, tendo ocorrido ou não o recebimento ou pagamento.

Demonstração de resultados

Outro item de extrema importância na contabilidade é a demonstração de resultados. Basicamente, trata-se de um documento que não está tão relacionado à análise patrimonial do negócio: ele registra as receitas e deduz custos e despesas totais para chegar ao lucro da empresa no período.

Quase sempre, a demonstração de resultados acompanha o Balanço Patrimonial. Afinal, o seu produto é incluído nesse segundo demonstrativo. Para a elaboração desse documento, a contabilidade leva em consideração:

• Receitas provenientes de vendas ou prestação de serviços;
• Ganhos obtidos com juros e afins;
• Gastos relacionados à administração da empresa;
• Custos de vendas e prestação de serviços;
• Despesas tributárias, entre outros itens.

O resultado final desse demonstrativo é o que chamamos de lucro ou prejuízo contábil. Se positivo, os empresários têm a chance de retirar a parte que lhes compete ou, simplesmente, reinvestir esses valores na empresa.

Fluxo de caixa

Na contabilidade, o fluxo de caixa pode ser encarado de duas formas. Inicialmente, como uma ferramenta de análise das movimentações financeiras da empresa. Isso, porque ele demonstra a quantidade de recursos que entraram e saíram do negócio ao longo de um período.

Trata-se de um instrumento de gestão imprescindível para uma empresa, que faz parte da contabilidade financeira e pode auxiliar o gestor a escapar de problemas relacionados à falta de dinheiro.

Porém, para algumas empresas, esse item pode ser uma obrigação acessória muito importante e que acompanha o próprio Balanço Patrimonial. Estamos tratando da Demonstração do Fluxo de Caixa (DFC). Basicamente, ela reúne todas as informações relacionadas à movimentação financeira convencional da empresa e transforma isso em um demonstrativo oficial.

Alguns negócios são obrigados a apresentar esse documento anualmente. Ele vai junto com o Balanço Patrimonial, a Demonstração de Resultados e outras obrigações.

Obrigações acessórias

Como mencionamos o termo “obrigações”, é importante destacarmos que a contabilidade lida com algumas, as quais devem ser cumpridas periodicamente. As obrigações acessórias são elementos que servem para comprovar ao fisco eventuais movimentações relacionadas à apuração tributária e à gestão trabalhista e contábil.

A obrigação acessória mais famosa é aquela relacionada ao Sistema Público de Escrituração Fiscal, o chamado SPED. Esse elemento, criado em 2007, revolucionou a contabilidade no Brasil e tornou o cumprimento de obrigações mais simples e integrado. Entre os principais exemplos, temos:

• SPED Fiscal, que abrange a apuração do ICMS e IPI das empresas obrigadas a esses impostos;
• SPED Contribuições, que relaciona o método de apuração das contribuições federais, que são o PIS e a COFINS.

Além disso, temos outros tipos de demonstrativos digitais que fazem parte da família SPED. São eles:

• Escrituração Contábil Digital (ECD), popularmente chamado de SPED Contábil;
• Escrituração Contábil Fiscal (ECF), que substituiu as declarações do Imposto de Renda das pessoas jurídicas.

Também é importante mencionar que as empresas do Simples Nacional não são obrigadas ao SPED, pois têm um demonstrativo específico que é enviado anualmente e se chama DEFIS. Essa é a sigla utilizada para designar o termo Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais.

Na área trabalhista, também há uma obrigação acessória destinada a todas as empresas. Ela é chamada de e-Social e substituiu uma série de outros demonstrativos arcaicos e complexos.

Todos esses demonstrativos, em conjunto com as Notas Fiscais eletrônicas (NF-e) e suas ramificações, facilitaram o processo de automação contábil. Assim, eles tornaram o trabalho do contador mais ágil, facilitando a emissão de relatórios importantes para a tomada de decisões.

O que é uma empresa?

Os conceitos que mencionamos até o momento estão relacionados ao trabalho realizado dentro de um escritório contábil diariamente. Agora, passaremos por itens um pouco mais técnicos, iniciando com o conceito de empresa. Basicamente, trata-se de uma pessoa jurídica detentora de direitos e obrigações como qualquer outra pessoa. Contudo, as regras para elas são um pouco mais pesadas que para nós, pessoas físicas.

Além disso, uma empresa não pode existir sem uma representação pessoal. É possível que um negócio seja dono de outro; contudo, sempre deve existir a presença de um ser humano para responder por eles. Além disso, as obrigações que recaem sobre uma pessoa jurídica são consideravelmente maiores que para os cidadãos.

Por isso é tão importante contar com o auxílio de um contador. Ele será o responsável por cumprir todas essas obrigações, evitando que a sua empresa tenha problemas com os órgãos de fiscalização.

O que é um enquadramento fiscal?

Agora, discorreremos sobre um ponto muito importante quando o assunto é contabilidade para não contadores: enquadramento fiscal. Esse é o elemento que definirá como serão apurados os impostos e contribuições da sua empresa.

Uma falha nessa escolha pode fazer com que o seu negócio perca dinheiro pagando mais tributos que o necessário. Acredite, existem muitas empresas que estão nessa situação. Para você entender melhor, mostraremos quais são os tipos mais selecionados atualmente. Continue lendo!

Lucro Real

O Lucro Real é o regime de tributação que tem o maior nível de complexidade. A ideia por trás desse enquadramento é o fato de os impostos incidentes sobre o lucro (IRPJ e CSLL) serem calculados sobre uma base que é o resultado do faturamento menos os gastos.

Ou seja, efetivamente, a lucratividade auferida pela empresa. Daí, é possível entender o porquê dessa nomenclatura. Nesse caso, empreendimentos com uma margem de lucro pequena podem ser beneficiados.

Contudo, os demais tributos, como o PIS e a COFINS, têm alíquotas maiores. Todas as empresas que têm um faturamento igual ou superior a R$ 78 milhões por ano, bem como as que exploram certas atividades, são obrigadas a se enquadrar nesse regime.

Lucro Presumido

O Lucro Presumido é um pouco mais simples que o formato anterior. Nesse caso, não existe apuração da lucratividade da empresa, pois esse elemento é determinado pela própria receita federal. Em outras palavras, é inserido um percentual de presunção de lucro no faturamento do negócio de acordo com a sua atividade.

Por exemplo, uma prestadora de serviços que teve um faturamento de R$ 100.000,00 terá uma base de cálculo para apuração do IRPJ e CSLL em 32% desse valor. Esse percentual é a presunção de lucro definida pela Lei.

O PIS e a COFINS têm alíquotas reduzidas nesses casos. Além disso, o número de obrigações acessórias desse regime é muito parecido com o anterior.

Simples Nacional

Por fim, temos o Simples Nacional. Sem dúvidas, esse é o regime mais escolhido pelos empresários brasileiros. Isso, porque ele é o que tem o menor número de obrigações acessórias e que pode proporcionar uma carga tributária mais branda.

A metodologia de apuração é muito simples: basta seguir uma fórmula que tem percentuais e valores relacionados ao faturamento obtido nos últimos 12 meses. Atualmente, a opção por esse regime de tributação ficou mais simples. Uma grande gama de atividades é abrangida por essa modalidade. Contudo, ainda é preciso respeitar o limite de faturamento de R$ 4.800.000,00 por ano.

Além disso, a partir do ano de 2018, outras atividades passaram a ser enquadradas no Simples Nacional. Alguns exemplos de atividades que passaram a ser permitidas no Simples Nacional são serviços como arquitetura, advocacia, contabilidade, jornalismo e engenharia.

Qual é a relação entre as operações financeiras e a contabilidade da empresa?

As operações financeiras têm total relação com a contabilidade da empresa; afinal, quando esse trabalho é feito de forma equivocada, você pode ter prejuízos consideráveis em sua operação. Imagine, por exemplo, a escolha de um regime de tributação inadequado para sua realidade.

Uma empresa que poderia ser lucrativa optando pelo Lucro Real pode começar a gerar prejuízo se enquadrada no Lucro Presumido, caso a base de cálculo dos seus tributos fosse superior em um regime e menor no outro.

Além disso, todo o trabalho da contabilidade tem por objetivo fornecer informações para que o empresário tome decisões. Erros nesses processos podem afetar diretamente as operações financeiras.

Afinal, esses dados servem para que o empresário possa decidir sobre questões relacionadas a investimentos, aquisição de equipamentos e contratação de funcionários, entre outros aspectos.

Uma contabilidade bem-estruturada facilita o gerenciamento das finanças da empresa. Por outro lado, se o empresário não tiver um serviço contábil de qualidade, ele pode ter dificuldades para fazer a sua empresa gerar lucros. Também é importante destacar que é fundamental a participação da tecnologia nesse processo, especialmente no que se refere à gestão financeira.

Como você pôde perceber ao longo desta leitura, a contabilidade para não contadores está longe de ser algo tão complexo. Esses são os conceitos básicos, que todo empresário precisa conhecer. Eles servirão como orientação para que você possa, inicialmente, entender os relatórios contábeis e, em seguida, tomar decisões mais acertadas e que contribuirão para o sucesso do seu negócio.