Boletos de fornecedores que aparecem de repente, depois do prazo de pagamento, e que você não sabe de onde vieram; não ter ideia de quanto dinheiro vai entrar no caixa da sua empresa daqui a alguns dias ou receber menos do que você espera receber. Já passou por alguma dessas situações? Adotar um sistema de fluxo de caixa na área financeira do seu negócio vai te ajudar a evitar todos esses problemas!

É uma certeza que qualquer empreendimento irá à falência sem um planejamento de finanças. Por isso, a organização financeira é um dos pontos mais importantes para lidar com uma empresa e o fluxo de caixa é algo extremamente importante para iniciar esse controle. 

Usado para visualizar e planejar o saldo da empresa, de modo a sempre existir capital de giro no empreendimento — ou seja, o dinheiro para compras, pagamentos, investimentos e outras despesas que fica disponível no caixa ou em contas bancárias — essa é uma ferramenta fundamental para o sucesso de qualquer negócio.

Saiba agora como montar um sistema de fluxo de caixa, organize suas finanças e garanta o sucesso da sua empresa.

O que é sistema de fluxo de caixa?

Todo dinheiro que está dentro de uma empresa, desde a chegada ao caixa até a saída para pagamento de despesas, faz parte do fluxo de caixa. Ou seja, são as contas a pagar, entre as quais estão pagamentos a fornecedores, tributos, despesas com contas de água, luz, internet e manutenção de equipamentos, e as contas a receber, como pagamentos de clientes, de um empreendimento. 

Para garantir que o fluxo de caixa esteja correto e não traga prejuízos para o negócio, é necessário manter um registro dos gastos e ganhos. Desta maneira, pelo menos uma vez por dia, semana ou mês, é necessário organizar todas as despesas, tudo o que a empresa recebeu, e anotá-las no sistema.

Tão importante quanto atualizar esse registro de maneira periódica é anotar todos os detalhes dos gastos e ganhos: por menor que seja o lucro ou a despesa, é preciso listá-lo, já que divergências entre os valores no caixa e no fluxo também são prejudiciais para um empreendimento, pois oferecem uma falsa visão da saúde financeira. 

Existem diferentes tipos de fluxo de caixa que podem ser usados em seu negócio, mas três se destacam por suas características: o fluxo de caixa operacional, o direto e o projetado.

O fluxo de caixa operacional é aquele que mostra os lucros e despesas de um empreendimento em um certo período, enquanto o direto, mais utilizado pelas empresas, registra os pagamentos e recebimentos brutos, os categorizando de acordo com sua origem — como impostos, lucros e despesas. Já o fluxo de caixa projetado permite o planejamento de investimentos futuros com base na análise de contas a pagar e a receber. 

Quais itens devem ser monitorados em um sistema de fluxo de caixa?

Existem duas maneiras de fazer o fluxo de caixa: por meio de planilhas ou com um sistema de gestão online. Essas duas maneiras devem conter as mesmas informações para um melhor controle das finanças de um empreendimento.

São elas:

• Valor inicial no caixa
  O dinheiro presente no caixa no começo da elaboração do fluxo de caixa.

• Contas a receber
  Todos os recebimentos da empresa, sejam vendas à vista ou a prazo, feitas com   dinheiro, cheque ou cartões.

• Contas a paga
  Todas as despesas da empresa, como contas, manutenções e gastos de emergência.

• Previsões
  Recebimentos e gastos que provavelmente acontecerão no futuro, em um período que pode ser de um a três meses.

Com essas informações, é possível monitorar e ter uma visão financeira do momento atual e do futuro do seu negócio, o que possibilita planejar futuros ganhos, gastos e investimentos que podem ser feitos.  

Como o fluxo de caixa pode ajudar a tomar decisões sobre os rumos do negócio

Como já foi dito anteriormente, o principal benefício de ter um sistema de fluxo de caixa é controlar as finanças da sua empresa, prever futuros gastos extras e ter uma projeção de quais investimentos poderão ser feitos no futuro para melhoria dos seus serviços.

Ou seja, é mais fácil ter clareza da situação financeira de um negócio. Por isso, é importante inserir o fluxo de caixa na gestão do seu empreendimento o quanto antes, já que ele é uma ferramenta essencial para a tomada de decisões que afetarão o futuro da sua empresa. 

Sistema de fluxo de caixa manual X Sistema de fluxo de caixa automático

Tão importante quanto ter um sistema de fluxo de caixa é ter disciplina e tempo para mantê-lo sempre atualizado e organizado. Por isso, optar por um sistema de fluxo de caixa automático pode facilitar muito a vida de empresários e gestores de finanças de uma empresa. 

Isso porque, enquanto no fluxo de caixa manual é preciso reservar um tempo que poderia ser usado em melhorias de outras áreas para atualizar todos os dados periodicamente (e ainda assim as informações estão sujeitas à erros que podem levar a uma impressão errada das finanças do seu negócio), o sistema de fluxo de caixa automático é, como o próprio nome diz, automatizado, registrando todas as entradas e saídas de valores assim que elas acontecem no caixa da empresa de maneira ágil e organizada.

Uma das funções disponíveis no ERP GB Empresarial, sistema de gestão financeira que disponibiliza o sistema de fluxo de caixa, é sincronizar as transações bancárias da empresa ou as planilhas de fluxo de caixa já existentes, registrando automaticamente as entradas e saídas de dinheiro e possibilitando que gráficos mensais sejam criados com base nesses dados para você poder visualizar seus dados financeiros atuais e futuros.

Além disso, é possível fazer projeções de cenários financeiros para programar futuros investimentos, como contratação de funcionários e compra de produtos, e planejar diminuição de gastos, renegociando prazos de pagamento com fornecedores e evitando juros, por exemplo.